دفترخانه اسناد رسمی از گذشته تاکنون وظیفه ثبت و تنظیم اسناد را بر عهده داشته و به همین جهت افراد در قالب کارمند یا دفتریار و عناوین دیگر در دفترخانه فعالیت می‌کردند.این دفاتر تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک فعالیت می کند و به صورت خصوصی و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود.به همین جهت افراد می توانند با توجه به دارا بودن یک سری شرایط نسبت به دریافت مجوز تاسیس دفترخانه اسناد رسمی اقدام نمایند که البته بخش قابل توجهی از طریق آزمون سردفتری این مجوز را کسب می نمایند.
البته ناگفته نماند که دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد و املاک اداره کل ثبت استان ها وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران بازرسی می شوند.
قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران به شرایط راه اندازی دفاتر اسناد رسمی اشاره کرده و همین طور شرایط افرادی که می‌توانند نسبت به تاسیس دفتر اسناد رسمی اقدام کنند را نیز بیان کرده است. ماده ۶۶ این قانون به افرادی اشاره کرده که می‌توانند به عنوان سردفتر فعالیت نمایند و ماده ۱۲ نیز به افرادی اشاره کرده که نمی توانند در این حوزه فعالیت داشته باشند به علاوه در قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران در مورد شرایط دیگر مانند مکان و دفتر محل فعالیت ویژگی های سایر کارکنان دفاتر اسناد رسمی و … اشاره نموده است‌.
قانون مذکور شامل ۷۶ ماده و ۱۵ تبصره است که افرادی که به دنبال تاسیس دفتر اسناد رسمی هستند بایستی این قانون را به خوبی مطالعه نمایند.

آیا مجوز سردفتری قابل انتقال به ورثه می باشد؟

با پیشنهاد طرح تسهیل مجوزهای کسب و کار که اکنون به صورت یک قانون لازم اجرا در آمده است، به اعتقاد افراد بسیاری قانون سردفتری مربوط به قبل از انقلاب بود و آن را قدیمی تلقی کردند. یکی از مواردی که در این قانون مورد انتقاد قرار گرفت ماده ۶۹ این قانون بود که بر اساس این ماده افرادی که مسئولیت دفتر اسناد رسمی را بر عهده داشتند می توانستند دو ماه قبل از بازنشستگی خود فرد دیگری را برای تصدی امور دفترخانه به عنوان جانشین خودشان معرفی نمایند.
و از طرفی اگر مسئول دفترخانه در هنگام مرگ شاغل باشد ورثه او می توانستند تا شش ماه بعد از فوت برای به عهده گرفتن تصدی دفترخانه اقدام کند این ماده قانونی باعث شده بود که فرزندان و ورثه افراد سردفتر به جای پدران خود قرار بگیرند و ممکن بود سواد اداره دفترخانه را نداشته باشند.
در نتیجه به اعتقاد بعضی از افراد سردفتری یک شغل وراثتی شده بود اما پس از تصویب قانون تسهیل صدور برخی از مجوزهای کسب و کار مطابق ماده ۳ این قانون که تحول شگرفی در برگزاری و پذیرش آزمون های حقوقی مانند آزمون وکالت آزمون سردفتری ایجاد نمود، به علاوه اصلاحاتی در ماده ۶۹ قانون مذکور نیز به وجود آورد که تا حد بسیاری شغل سردفتری را از حیطه وراثتی خارج کرد. به این صورت که در ماده ۳ این قانون در انتهای ماده قید شده است که:«…. هرگونه انتقال موضوع این ماده از جمله انتقال امتیاز موضوع ماده ۶۹ قانون منوط به قبولی انتقال گیرنده در آزمون مذکور(سردفتری)است.»
بنابراین در ماده ۳ قانون تسهیل علاوه بر اینکه ماده ۵ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران اصلاح شد، شغل سردفتری نیز از حیطه وراثتی خارج و انتقال آن به ورثه صاحب دفترخانه منوط به قبولی متقاضی(ورثه معرفی شده) در آزمون سردفتری می باشد.

شرایط تاسیس دفتر اسناد رسمی:

مطابق ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران اشخاص زیر را می توان به سردفتر های دفترخانه اسناد رسمی تعیین نمود:
۱. اشخاصی که دارای لیسانس حقوق در رشته قضایی یا منقول از دانشکده الهیات یا دانشکده سابق معقول و منقول باشند.
۲. کسانی که دارای دو سال سابقه خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری باشد.
۳. سایر لیسانسه ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری.
۴. اشخاصی که از مراجع مسلم دارای تصویر اشتها طبق آیین‌نامه‌ای که به تصویب وزارت دادگستری میرسد باشند.
۵. دفتر یارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع شق سوم ماده ۱۰ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ باشند به شرح داشتن ۵ سال سابقه دفتریاری.
۶. دفتر ایرانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند به شرط داشتن ۷ سال سابقه دفتریاری اول.
۷. دفتر یاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و ۱۵ سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.
توجه: بر اساس ماده ۹ همان قانون سن سردفتران دربدر اشتغال نباید کمتر از ۲۴ سال و بیشتر از ۵۰ سال باشد.

وظایف موسس دفتر اسناد رسمی:

همانطور که شرایط دریافت مجوز تاسیس دفاتر ثبت ازدواج و طلاق با دفاتر اسناد رسمی مقداری متفاوت است وظایف سردفتر و وظایف موسسه دفاتر ازدواج و طلاق نیز با یکدیگر متفاوت می باشد در ادامه به ذکر وظایف موسس دفتر اسناد رسمی می پردازیم:
بررسی هویت طرفین معامله با بررسی و کنترل اسناد لازم برای احراز هویت
تنظیم و ثبت کردن اسناد مالی و غیرمالی بر اساس مقررات و قانون مثل؛ سند مالکیت منزل، زمین، وثیقه نامه، ماشین، اجاره نامه و …
دادن سواد مصدق یعنی رونوشت گواهی شده از اسناد ثبت شده به افرادی که مطابق مقررات حقوق گرفتن آن را دارند و آن افراد عبارتند از متعاملین و اشخاص ذینفع و همینطور کسانی که دادگاه دستور اعطای رونوشت سندی را به آنها داده است.
قبول و حفظ اسنادی که به امانت گذاشته می‌شوند مانند وصیت نامه.
تصدیق صحت امضا یا گواهی امضای اشخاص برای مصون ماندن از تردید و انکار.
شرایط تاسیس دفتر اسناد رسمی طلاق:
سردفتر طلاق از میان سردفتران شاغلی که حداقل ۵ سال سابقه سردفتری داشته باشند و یا اشخاصی که علاوه بر شرایط مقرر در این نظام نامه دارای ۳۰ سال باشند انتخاب می شوند.
معمولاً اشخاص ابتدا سردفتر ازدواج می‌شوند و پس از کسب تجربه و قبولی در آزمون مربوطه می توانند سردفتر طلاق شوند.

شرایط تاسیس دفتر اسناد رسمی ازدواج:

افرادی که دارای مدرک کارشناسی و بالاتر در رشته حقوق علوم ثبتی الهیات و معارف اسلامی(گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی) باشند.
اشخاصی که گواهی افتاء از مراجع مسلم اهل سنت که به تایید رئیس قوه قضائیه رسیده باشد داشته باشند.
دارندگان گواهی پایان سطح با تایید شورای مدیریت حوزه علمیه قم.
روحانیون دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی در رشته های ادبیات(زبان فارسی و عرب)فقه و اصول، تفسیر، حدیث، الهیات، معارف اسلامی و علوم قرآنی.

وظایف موسس دفتر ثبت ازدواج و طلاق:

تنظیم و آماده سازی مدارک مورد نیاز قبل از ازدواج و قبل از طلاق.
دادن معرفی نامه برای انجام آزمایش خون قبل ازدواج.
توضیح شرایط ضمن عقد یا طلاق برای هر دو طرف.
انجام امور ثبت رسمی و قانونی ازدواج و طلاق( که هم اکنون در سامانه الکترونیکی به ثبت می رسد)
خواندن صیغه عقد و طلاق
آشنایی با کلیه قوانین حقوقی و ثبتی کشور
مهارت و دانش مورد نیاز
قابل اعتماد و امانتدار بودن وی
داشتن ارتباطات اجتماعی مناسب
داشتن حس مسئولیت پذیری
داشتن دقت زیاد و توجه به جزئیات

همانطور که خواندیم افرادی که با شرایطی دوران دفتریاری را نیز گذرانده باشند می توانند برای تاسیس دفتر اسناد رسمی به صورت مستقل نیز اقدام نمایند. با توجه به چهارچوب های مقرر در قانون تسهیل و الزام به برگزاری هر ساله آزمون سردفتری آزمون سردفتری ۱۴۰۱ در آذر ۱۴۰۱ برگزار می‌شود اما سازمان ثبت اسناد و املاک درمورد آزمون دفتریاری هنوز اطلاعیه‌ای منتشر نکرده است.
هر سردفتر می تواند دفتریاری را برای شرکت در آزمون دفتریاری معرفی نماید هر چند که مدرک لیسانس از رشته دیگری به غیر از رشته حقوق باشد.
بنابراین بسیاری از افراد هستند که پس از پایان مقطع کارشناسی علاقه‌مند به کسب مجوز سردفتری می باشند و از همین طریق می توانند برای کسب مجوز سردفتری اقدام نمایند.
پس از اعلام هرگونه اطلاعاتی از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک در خصوص برگزاری آزمون دفتریاری و اخبار جدید در مورد آزمون سردفتری این مقاله به روز می شود و شما می توانید تمام اطلاعیه ها و اخبار پیرامون این موضوع را از طریق همین سایت پیگیری نمایید.